Obowiązek e-fakturowania w UE: terminy kraj po kraju

11 marca 2025 roku Rada UE przyjęła pakiet „VAT w erze cyfrowej” (ViDA); wszedł on w życie 14 kwietnia 2025 roku. ViDA robi dwie rzeczy, które mają znaczenie dla każdego przedsiębiorstwa.

Po pierwsze, na nowo definiuje, czym jest „faktura elektroniczna”: odtąd musi to być format strukturalny zgodny z europejską normą EN 16931. Sam plik PDF nie liczy się już jako faktura elektroniczna. Po drugie, pozwala każdemu krajowi UE wprowadzić obowiązek krajowego e-fakturowania B2B bez uprzedniego ubiegania się o specjalne zezwolenie z Brukseli, dlatego tak wiele krajowych obowiązków pojawia się jednocześnie.

ViDA tworzy także warstwę ogólnounijną: od 1 lipca 2030 roku transakcje transgraniczne (wewnątrzunijne) B2B muszą wykorzystywać strukturalne e-faktury z raportowaniem cyfrowym w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Kraje, które już prowadzą własne systemy (takie jak Włochy i Francja), mają czas do 1 stycznia 2035 roku, aby dostosować je do modelu UE.

Poniższa tabela podsumowuje obecną sytuację na głównych rynkach UE. „Odbiór” to data, od której przedsiębiorstwo musi być w stanie przyjąć strukturalną e-fakturę; „Wystawianie” to data, od której musi je wysyłać (często etapowo, w zależności od wielkości firmy).

Jeśli sprzedają Państwo przedsiębiorstwom w kraju z obowiązującym wymogiem (Włochy, Rumunia, Belgia, a wkrótce Polska i Francja), będą Państwo musieli wysyłać i odbierać faktury w formacie strukturalnym, a nie tylko w formacie PDF. W kilku krajach najmniejsze firmy otrzymują dodatkowy czas, jednak obowiązek odbioru e-faktury zwykle pojawia się jako pierwszy i obowiązuje szeroko.

Faktury transgraniczne mają własny harmonogram: ogólnounijny wymóg dla wewnątrzunijnego B2B zaczyna obowiązywać od 2030 roku. Do Państwa konkretnej daty zgodna faktura w formacie PDF (z prawidłowym traktowaniem VAT, w tym z mechanizmem odwrotnego obciążenia) pozostaje ważna w większości sytuacji.