E-facturatieverplichting in de EU: deadlines per land

Op 11 maart 2025 heeft de Raad van de EU het pakket „btw in het digitale tijdperk” (ViDA) aangenomen; het trad in werking op 14 april 2025. ViDA doet twee dingen die voor elk bedrijf van belang zijn.

Ten eerste herdefinieert het wat een „elektronische factuur” is: voortaan moet het een gestructureerd formaat zijn dat voldoet aan de Europese norm EN 16931. Een gewone PDF telt op zichzelf niet langer als elektronische factuur. Ten tweede mag elk EU-land binnenlandse business-to-business (B2B) e-facturatie verplicht stellen zonder eerst Brussel om een speciale toestemming te vragen, daarom verschijnen er zoveel nationale verplichtingen tegelijk.

ViDA stelt ook een EU-brede laag in: vanaf 1 juli 2030 moeten grensoverschrijdende (intra-EU) B2B-transacties gestructureerde e-facturen met digitale rapportage in bijna realtime gebruiken. Landen die al hun eigen systemen hebben (zoals Italië en Frankrijk) hebben tot 1 januari 2035 de tijd om die op het EU-model af te stemmen.

De onderstaande tabel vat de huidige stand van zaken samen voor de belangrijkste EU-markten. „Ontvangen” is de datum vanaf wanneer een bedrijf een gestructureerde e-factuur moet kunnen aanvaarden; „Uitgeven” is de datum vanaf wanneer het ze moet versturen (vaak gefaseerd naar bedrijfsgrootte).

Als u verkoopt aan bedrijven in een land met een geldende verplichting (Italië, Roemenië, België, en binnenkort Polen en Frankrijk), moet u facturen in een gestructureerd formaat versturen en ontvangen, niet alleen als PDF. In verschillende landen krijgen de kleinste bedrijven extra tijd, maar de plicht om een e-factuur te ontvangen komt meestal eerst en geldt breed.

Grensoverschrijdende facturen hebben hun eigen tijdschema: de EU-brede verplichting voor intra-EU B2B gaat in vanaf 2030. Tot uw specifieke datum blijft een conforme factuur-PDF (met de juiste btw-behandeling, inclusief verlegging) in de meeste situaties geldig.